¿Sabes hacer una buena Presentación? (III y último)

Introducciones y conclusiones

Para terminar con algunos conceptos esenciales para preparar una buena Presentación, y siempre rescatando material de la Conferencia de L. Bragg, quiero comentar lo importante que es cuidar el impacto que generamos al inicio y reforzarlo al final.

Son dos momentos de oro en una charla y, sin embargo, solemos dedicar mucho más tiempo a preparar el “cuerpo” de la presentación.

Bragg decía que “el triunfo o el fracaso de una conferencia reside en los primeros diez minutos”. En publicidad sabemos que el impacto se genere en apenas unos segundos!

Pensemos que a lo largo de una Presentación, inevitablemente hay momentos en los que la audiencia va a desconectarse. O bien porque se distrae, sin más, o porque un concepto que ha escuchado le lleva a relacionarlo con otro concepto y cuando quiere darse cuenta…“Ya me he perdido!”. Sin embargo, habitualmente al inicio, por la propia expectación, y al final, cuando oímos “Y para terminar”, el nivel de atención sube. Por eso hemos de mimar mucho el inicio y el fin, y buscar Introducciones y Conclusiones que presenten y cierren el tema con alto impacto.

Soportes visuales

Todavía vamos a darle una vuelta más a este tema. Decía Bragg “Los conferenciantes tienen predilección extrema por las diapositivas, y creo que si en un juego de asociaciones apareciese la palabra “conferencia”, la réplica casi inevitable sería “diapositiva”. Sin embargo, para calibrar la bondad de este material tenemos que aplicar el mismo patrón que en los casos anteriores: “¿Qué podrá recordar la audiencia? Existe algún tipo de información que sólo puede ser presentada en forma de diapositivas, fotografías o películas (…) Pero las diapositivas que presentan gráficos o tablas estadísticas están fuera de lugar en una conferencia o, en todo caso, deben ser empleadas con suma cautela, puesto que la audiencia no tiene tiempo suficiente para digerirlas. Si para ilustrar un punto el conferenciante tiene que presentar una gráfica, es preferible que la dibuje en una pizarra, o si se trata de mostrar las partes que componen un conjunto, vale más que se sirva de un franelograma o una pizarra magnética sobre la que pueda colocar los elementos. Recuerdo muy bien la primera vez que vi un artilugio de este tipo, empleado durante una conferencia que explicaba los efectos del aire sobre las aletas de una turbina. El conferenciante, para alterar los ángulos de incidencia y las flechas que simbolizaban las corrientes de aire, se servía de un tablero magnético sobre el que desplazaba estos elementos. Creo que era mucho mejor que una serie de diapositivas. En realidad, esto también es una cuestión de ritmo, pues la audiencia puede seguir las explicaciones que se le van proporcionando, el orador se ve forzado a actuar con sencillez, y el mismo trabajo de hacer el dibujo o de mover las piezas basta para mantener la atención. Como siempre, se debe pensar en lo que podrá retener la memoria de la audiencia, y no en la forma de atiborrar lo más posible el tiempo de que se dispone.

En realidad, lo que hemos de recordar es que el único soporte visual imprescindible en una conferencia eres tú mismo!! Por supuesto, pueden ayudar mucho algunos recursos visuales, pero nunca han de sustituir la fuerza de la expresión, el gesto, el movimiento en el espacio, la modulación de la voz y todo lo que acompaña la presencia del Conferenciante.

Y haciendo un guiño al concepto “visual”, si quieres generar credibilidad y confianza en tu auditorio, MÍRALES!!! La mirada nos conecta emocionalmente, y más que ningún otro comportamiento no verbal, con el público. Por eso, en vez de mirar las slides, mira a los que te escuchan, “lee” su rostro para ver si te están entendiendo, si muestran interés… Y mírales para transmitir la pasión que tus palabras deseas que generen!

Formas de despertar el interés

Por último, no olvidemos que hay toda una serie de recursos de amenidad o formas de despertar el interés que hemos de tener en cuenta. Tienen que ver con el orden en que presentamos la información, y también con los efectos que queremos provocar.

Podemos recurrir a la pregunta retórica, al chiste, al soporte visual. Podemos usar adjetivos de alto impacto, buscar nombres propios; relatar una historia o ponerse como ejemplo hablando en primera persona… Eso ayudará a la audiencia a no dormirse. Decía Bragg: “Todos conocemos la costumbre de ir a dormir a las conferencias; en realidad, he de confesar que muchas veces yo también me he dormido. Aunque ni el más brillante conferenciante esté completamente libre de producir estos efectos, hay varias formas de reducir su importancia a una mínima expresión. Una forma de hablar monótona y continuada produce un efecto fatal. Lleva implícito un efecto hipnótico que induce al sueño (ésta es otra de las razones de que sea tan malo leer un texto). Las pausas y los cambios de ritmo son esenciales y, por encima de todo, los chistes producen un efecto acusado y duradero. El conferenciante científico dispone, concretamente, de otros tipos de recurso, los experimentos y demostraciones, que le ayudan a lograr una charla más vivaz.”

Cómo ajustarse al tiempo

Para terminar, es necesario recoger algunas ideas sobre la gestión del tiempo. ¿Somos de los que nos excedemos o de los que nos quedamos cortos?? ¿¿Cómo saber cuánto tiempo me va a llevar?? Bragg decía: “Hay quien trata de averiguar la duración de un discurso por medio de un –podríamos decir- ensayo general que le indica el tiempo necesario para presentar todo el material disponible (…). Personalmente, prefiero dividir la conferencia en una media docena de porciones (…) Desde luego, la forma de tratar cada una de las seis secciones de que he hablado, tiene que ser estudiada antes de la conferencia, con objeto de estimar el tiempo que se le debe asignar. La ventaja de dividir de esta forma la duración del discurso reside en que permite efectuar un ajuste de velocidad durante la conferencia, cuando uno se da cuenta de que va a exigirle más, o (raramente) menos, tiempo del previsto. Cuando el conferenciante vea que va a sobrepasar la duración prevista, es preferible que suprima una de las porciones centrales, supresión que puede pasar más fácilmente desapercibida. Sucede como en el caso de querer encajar una alfombra que tuviera en todo su contorno una franja de color distinto al resto, en una habitación demasiado pequeña para ella. Si se tuviese que adoptar la heroica medida de cortarla, sería mucho mejor quitar una tira de la parte central, en vez de recortar un borde.”

Esta técnica de dividir la conferencia en porciones es lo que nosotros sustituiríamos, actualmente, por un Mapa Mental a partir del cual puedes decidir que ramificación eliminas y a cuál le das más peso. Espero que las ideas que hemos comentado sobre cómo hacer una Presentación de Negocio, a partir de la Conferencia de L. Bragg, os ayuden a preparar, realmente, una buena Presentación!!!

Os dejo con una maravillosa frase de A. de Saint-Exupéry:

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