¿Tienes acróbatas en tus reuniones?

Existen temas recurrentes. Da igual que hayamos avanzado de manera exponencial en lo digital, que trabajemos en remoto, presencial o híbrido o que el entorno nos exija ser resilientes, adaptables, innovadores,… Cuando hablas con un equipo determinados temas tengo la sensación de que el tiempo se paró hace 20 años.

En concreto me estoy refiriendo a un típico espacio en el que se pone a prueba la efectividad de un equipo: las reuniones. Así, en genérico, porque este fenómeno afecta a todo tipo de reuniones y, por mi experiencia, a la mayoría de las organizaciones y profesionales.

Es uno de los temas que abordamos en el programa Dirección de Personas y Equipos de Trabajo – DET- que cada año hacemos con managers y directivos de distintos ámbitos y cuando llega el momento de hablar de las reuniones (preguntamos por cómo son las reuniones) que cada uno de lxs managers que participan es como si se abriera la caja de pandora.

La expresión de su cara se transforma : ojos mirando al techo, ceños fruncidos, labios tensos, bufidos, cuerpo tirado hacia atrás… Y se empiezan a escuchar frases como “pecamos de reunionitis”, “tenemos demasiadas y son ineficaces”, “son una pérdida de tiempo”, “largas”, “caóticas”…

Lo que personalmente me llama la atención es que cuando entramos a compartir aquello que funciona y que hace que las reuniones sean más eficaces, me atrevo a decir que el 95% de las personas saben lo que se debe hacer y cómo hacerlo, sin embargo, 20 años después siguen siendo los mismos puntos los responsables de que sean un pozo de frustración

Y así,…. La lista es extensa.

También hay notable coincidencia cuando hablan de los roles que emergen cuando están en una reunión. Por supuesto, los hay que facilitan (escuchan, respetan turno de palabra, son puntuales, llevan su tema preparado, muestran interés por la opinión del resto, llegan a acuerdos) y los hay que dificultan que la reunión sea efectiva.

Sin embargo, en la última edición del DET, cuando estábamos trabajando qué hacer con las principales dificultades que se encuentran en sus reuniones aparecieron unos roles que, si bien una vez descritos nos resuenan, la manera de llamarlos para mí fue una novedad, y que quiero compartir por si tú ya has “has tenido el gusto de conocerlos”.

El Parabolista: aquella persona que te explica “con detalle” todo lo que ha hecho hasta llegar al punto que se está comentando (a qué hora se despertó, que antes de la reunión habló con tal y que luego se encontró con cual) o en referencia al tema en concreto. Aporta información adicional que no es necesaria o de valor para la discusión o decisión. Ocupa mucho espacio con su intervención. Le cuesta llegar al tema principal. Habla y habla. Da vueltas en círculos dibujando una cansina y casi infinita parábola.

👉Recomendación: Hacerle preguntas cortas para reconducir su discurso. Firmeza del coordinador. “Nos estamos desviando del tema” “volvamos al asunto que estamos tratando” “¿puedes resumir tu postura en una sola frase? preocuparnos de marcar claramente los límites y dar paso a los demás: “tu aportación es muy valiosa. Me gustaría conocer la opinión de los demás”

El Bucleista: impide avanzar porque vuelve una y otra vez al tema que es de su interés. Repite el concepto de mil maneras distintas. Incluso cuando se ha cerrado encuentra la manera de volver a él y abrirlo de nuevo. Es experto en recorrer su particular cinta de Moebius sobre el mismo tema.

👉Recomendación: Remitirle al orden de día y al objetivo de la reunión, ser asertivo y claro diciendo “este punto ya lo hemos hablado y acordamos X”. Recordarle que el tema ya se ha cerrado.

El Rebañista: como muy bien indica el nombre, se suma a la opinión del resto de los asistentes cual oveja de rebaño. No confronta ni aporta información diferente. Prácticamente no se le escucha o habla solo con generalizaciones.
Nos puede recordar al efecto Groupthink: que consiste en la creación de una mentalidad gregaria en grupos muy cohesionados que anulan la posibilidad de crítica. Los propios miembros se autocensuran para no mantener opiniones divergentes. Está al servicio de ser políticamente correcto y alcanzar consensos en falso.

👉Recomendación: dar espacio a la discrepancia y la crítica, valorarla, recogerla y analizarla conjuntamente y, si es necesario, provocarla. Explorar y confrontar los miedos a expresar opiniones diferentes.

Y por último el Bambuista, aquella persona capaz de resistir embates verbales penduleando de manera caótica pero, en ningún caso, pierde sus argumentos.

👉Recomendación: Recordarle que hay argumentos diferentes al suyo. Acotar avances sin dejarle volver a las posiciones iniciales. Reformular y poner límites

Estoy convencida de que eres capaza de reconocerlos y espero que a partir de ahora hagan su número fuera de tus reuniones. Y, en cualquier caso, tienes recomendaciones para manejarlos.

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